Volgens het CBS besteedden werknemers in gezondheidszorg en welzijn in het tweede kwartaal van 2025 gemiddeld 16,9 procent van hun werktijd aan verslaglegging over de verlening van zorg en 13,9 procent aan registratie voor de organisatie. Samen is dat 30,8 procent.
De verleiding is groot om dit hele aandeel als administratieve last te behandelen. Dat zou te eenvoudig zijn. Goede verslaglegging kan nodig zijn voor continuïteit, kwaliteit en overdracht. De verbeterkans zit vooral in dubbele invoer, onduidelijke doelen, slechte gegevenshergebruik en registraties die niet meer worden gebruikt.
In het kort
- Maak onderscheid tussen zorginhoudelijke verslaglegging en organisatieregistratie.
- Onderzoek per registratie wie de informatie gebruikt en welk besluit ermee wordt genomen.
- Schrap pas nadat kwaliteit, continuïteit en verplichtingen zijn gecontroleerd.
Toepassing en grens
De CBS-cijfers zijn gemiddelden voor gezondheids- en welzijnszorg en maken onderscheid tussen cliëntgebonden en niet-cliëntgebonden beroepen. Ze bewijzen niet hoeveel administratie in één organisatie vermijdbaar is. Dat vereist onderzoek naar het eigen proces, doel en toepasselijke verplichtingen.
De cijfers achter de 30,8 procent
Bij cliëntgebonden beroepen lag het aandeel zorginhoudelijke verslaglegging op 19,2 procent en registratie voor de organisatie op 11,0 procent. Bij niet-cliëntgebonden beroepen was de verhouding vrijwel omgekeerd: 8,7 procent verslaglegging en 24,6 procent organisatieregistratie.
Die verschillen zijn relevant. Een algemene reductiedoelstelling kan processen raken die een ander doel, andere gebruiker en andere risicoklasse hebben.
Begin met een registratielandschap
Breng voor een representatieve werkweek elke structurele registratie in kaart en noteer:
- doel en beoogde gebruiker van de informatie;
- bron en plek waar dezelfde gegevens al bestaan;
- frequentie en gemiddelde tijd per handeling;
- systeem, formulier of spreadsheet waarin wordt geregistreerd;
- besluit, overdracht of verplichting die ervan afhankelijk is;
- moment waarop de registratie voor het laatst inhoudelijk is herzien.
Vier soorten verspilling
De eerste winst zit vaak niet in sneller typen, maar in het verwijderen van onnodige schakels. Let op dezelfde informatie in meerdere systemen, gegevens die worden verzameld zonder duidelijke gebruiker, handmatige overdracht tussen afdelingen en controlelijsten die naast het primaire proces zijn blijven bestaan.
Automatiseren zonder eerst het proces te vereenvoudigen kan een onduidelijke werkwijze juist bestendigen. Stel daarom eerst vast welke informatie nodig is en pas daarna hoe technologie kan ondersteunen.
Meet tijd én effect
Een succesvolle aanpassing vermindert niet alleen minuten, maar ook herstelwerk, zoekvragen, incomplete overdrachten en frustratie. Meet daarom vóór en na een verandering zowel tijdsbesteding als proceskwaliteit.
Laat medewerkers die de registratie uitvoeren meedenken over ontwerp en test. Zij zien doorgaans het snelst waar invoer dubbel is, informatie ontbreekt of een scherm niet aansluit op de werkvolgorde.
Werkgeverscheck
Controleer dit in je eigen organisatie
- Kies een representatief proces en meet eerst waar tijd werkelijk aan wordt besteed.
- Noteer per registratie doel, gebruiker, bron, frequentie en eventuele verplichting.
- Zoek expliciet naar dubbele invoer, herstelwerk, wachttijd en informatie die niemand gebruikt.
- Laat proceseigenaren en uitvoerende medewerkers samen bepalen wat veilig kan vervallen of worden vereenvoudigd.
- Vergelijk na een beperkte pilot zowel tijdsbesteding als fouten, overdrachten en ervaren werkbaarheid.
Gebruikte bronnen
Bronnen voor cijfers en feitelijke uitgangspunten. Laatst gecontroleerd op 10 augustus 2026.
- Bijna een derde werktijd zorg gaat op aan administratieCBS, 18 november 2025
- Arbeidsmarkt zorg en welzijnCBS